ALERT: richiede leggerezza di spirito, non fa per voi se siete in modalità “una giornata uggiosa”

Se vi sentite di buon umore e avete voglia di capire due cose del mio lavoro, se siete di quelli che pensano che è meglio farsi voler bene, se vi piace essere accolti con un sorriso (o anche senza) ma sapendo di suscitare simpatia… proseguite e scoprirete come fare.
Se invece pensate che questo genere di consigli sia solo una perdita di tempo, e per di più supponente e fastidiosa, passate oltre. Non è il caso di farsi venire la gastrite per così poco. Vi voglio bene lo stesso, come a quei figli che fanno di tutto per farsi detestare ma alla fine ci mancano quando se ne vanno.

Bene: se siete ancora qui, ecco una premessa e dieci suggerimenti per consentire a me di gestire al meglio le vostre richieste, e a voi di avere di conseguenza risposte rapide, sensate e (si spera) corrette.
Pronti? Via.

LA PREMESSA
Spiace dovervi ricordare che il vostro messaggio non è l’unico né necessariamente il primo della lista. Ogni giorno arrivano 30 o 40 messaggi e 20 o 30 mail. Quindi se volete che siano elaborati il più in fretta possibile, provate a seguire questi consigli.

(NON) SIAMO TUTTI FOTOGRAFI
La tecnologia ci ha insegnato a mandare i referti degli esami con una foto, via mail o messaggio: fa risparmiare a tutti un sacco di tempo e di chilometri. Però, occhio: fate foto ben illuminate e a fuoco, cercate di stendere il foglio in piano, non fotografatelo sul cruscotto dell’auto o tra il cambio e il freno a mano, e soprattutto (non ci crederete ma è la cosa più irritante) nel verso giusto! Cioè: se mettete il cellulare “di traverso”, in orizzontale, per fotografare il referto degli esami del sangue, a me arriva un referto girato di 90 gradi, che per essere decifrato deve essere raddrizzato, altrimenti mi viene il torcicollo. L’operazione di girare di 90 o 180 gradi un documento o una foto non è velocissima e comunque rallenta tutto quanto: se gli esami del sangue occupano 3,4 o 5 pagine, il lavoro diventa una vera rogna.
Naturalmente, se siete evoluti e attrezzati, al posto della foto una bella scansione e un PDF (NON a colori!) sarebbero l’ideale, perché posso inserirlo così com’è nella vostra cartella clinica, altrimenti devo elaborare la foto per trasformarla in un documento leggero e leggibile.
Evitate di mandare la foto di un pezzettino del referto (per esempio solo l’elenco dei farmaci prescritti), fotografate tutto il foglio: è più comprensibile.

FACCIAMOCI (RI)CONOSCERE
In ogni messaggio o mail scrivete sempre chi siete (nome e cognome) e soprattutto per chi sono le ricette o le prescrizioni. Anche se magari ci siamo visti due giorni prima, o se ci conosciamo da tempo, non sempre le espressioni “mio papà” o “mia mamma” sono immediatamente comprensibili e comunque potrei non avere in rubrica quel numero di telefono o quell’indirizzo mail (specie se vi chiamate Mario Rossi ma avete scelto come indirizzo redbull84@yahoo.com).
A margine, in tema di riconoscibilità vi chiedo: perché mai l’immagine che mettete nel profilo Whatsapp è un fiore, un cane, una FIAT 600, un orsacchiotto o (peggio) un nipotino? Non vi piacete? Naturalmente non c’è niente di male a identificarsi in un bassotto, ma a me farebbe veramente comodo individuarvi vedendo il vostro volto, quando leggo un messaggio. Se volete esprimere la vostra personalità, fatelo con la frase sotto la foto (per esempio “Mi piace Rita Pavone”). Vabbè, lo so, non ve lo posso chiedere. Fate come vi sentite, ma se voleste farlo per me…!

WHATSAPP vs MAIL: UNO A ZERO (QUASI)
I messaggi Whatsapp sono più efficaci e più rapidi delle mail, quindi (anche se ricordo benissimo che in passato vi ho detto che avrei disattivato Whatsapp: ebbene sì, ho cambiato idea) preferite Whatsapp alla mail, soprattutto se si tratta di messaggi brevi.
Se invece avete molto da scrivere, oppure molti documenti da inviare, meglio la mail.
Per dire: non mandate via Whatsapp i dieci fogli del referto del pronto soccorso, perché sono molto scomodi da scaricare e archiviare: in quel caso meglio la mail.

VOCALI, CHE NERVI!
Non mandate assolutamente messaggi vocali su Whatsapp. Capisco che sia molto più facile mandare un vocale piuttosto che mettersi a scrivere, ma per chi lo riceve (o almeno per me) è scomodissimo dover ascoltare 30-40 secondi di messaggio per trovarci dentro l’informazione che serve. Ripeto, i messaggi da smazzare sono tanti e fidatevi: cercando di comunicare un contenuto a voce si finisce per essere ripetitivi, dispersivi, in definitiva poco efficaci. Un messaggio di dieci righe si legge in pochissimi secondi e quando ce ne sono molti, essere obbligato a fermarsi per un minuto su un messaggio vocale è frustrante. Senza contare che se si ricerca una informazione che risale a qualche tempo prima, è impossibile trovarla ascoltando i vocali, mentre una ricerca sul testo dei messaggi è rapidissima.
Sono un rompiballe? Lo so, ma questa ve la chiedo proprio come favore personale: no messaggi vocali. Mai. Piuttosto azzardate una telefonata, almeno ci si parla.

TELEFONO? ANCHE NO
E a proposito di telefono: anche qui mi farò detestare. Capisco benissimo che ci sono situazioni in cui la telefonata è l’unica scelta, su certe esigenze non si discute, per esempio un’emergenza (anche se vi ricordo che per le emergenze la prima telefonata da fare è al 112). Ma cercate di scegliere quelle giuste… Qui non ci sono indicazioni precise. Dovete solo tenere presente che una telefonata richiede attenzione prolungata e che chi la riceve sta facendo tutt’altro, forse qualcosa di più urgente della vostra richiesta. Comunque, tutto sta alla vostra sensibilità.
Potendo, meglio un messaggio che una telefonata: si legge quando si può e richiede una frazione del tempo di una chiacchierata. La dico tutta? La telefonata è una roba da secolo scorso, o da innamorati. Per tutto il resto i messaggi sono oro.

UN BRICIOLO DI SCORTESIA
Vi chiedo una scortesia: non ringraziate quando vi invio una ricetta o una prescrizione via Whatsapp (e tanto meno via mail). È un gesto di normale gentilezza e siamo tutti beneducati, ma partite tranquillamente dal presupposto che lo so.
So che siete gentili e riconoscenti, diamolo per aquisito e passiamo oltre. Un “grazie” è un pallino verde in più da aprire, e i messaggi sono sempre quei 30 o 40. Per cui, vi sarò riconoscente per questa piccola Scortesia.

UNA VOLTA SOLA, UN SOLO SISTEMA
Non mandate lo stesso messaggio su Whatsapp, sulla mail e poi magari anche in segreteria telefonica. Vi assicuro che i messaggi li leggo tutti. Di solito, nell’ordine: prima Whatsapp, poi le mail, poi gli SMS (sono scomodi, lasciate perdere), e per ultimi ascolto i messaggi in segreteria telefonica. Per ultimissimi i vocali su Whwatsapp.
Soltanto se non avete avuto riscontro dopo un giorno intero (24 ore), ripetete il messaggio o chiedete informazioni, ma sempre con la stessa via di comunicazione. Niente confonde di più le idee di rileggere una richiesta via mail dopo averla magari già esaudita via Whatsapp. Quindi, in generale: vi piace Whatsapp? Usate sempre quello. Avete confidenza con la mail? Scrivete sempre mail. È uno dei modi migliori per farvi voler bene.

FARMAFANTASIA
Cercate di scrivere i nomi dei farmaci corretti. Copiateli dalla scatola, non andate a memoria. L’interpretazione dei nomi di farmaci di fantasia è una delle sfide intellettuali più alte. E il fatto che spesso il nome storpiato sia molto comico, non migliora le cose.
Rileggete i messaggi prima di inviarli, il correttore ortografico del vostro cellulare NON capisce i nomi dei farmaci.
Piuttosto mandate una foto della scatola (a patto che sia a fuoco, ben illuminata, dritta, eccetera…).

QUELLA BUONA, VECCHIA SEGRETERIA
Usate tranquillamente la segreteria telefonica. Se non riesco a rispondere al telefono e parte il messaggo registrato della segreteria, trattenete le imprecazioni e parlate dopo il maledetto BIP. Accennate almeno al problema: sapere il motivo per cui mi avete cercato è tranquillizzante (da un lato) oppure sollecita una richiamata appena possibile, se il motivo è urgente.
Naturalmente ricordatevi di chiudere la comunicazione quando avete parlato, perché lunghissimi messaggi di molti minuti con suono di televisione in sottofondo, rumore di stoviglie o di passi sulla ghiaia non sono un ascolto particolarmente suggestivo.

DRITTI AL PUNTO
Vi stupirà sapere che una delle cose più irritanti è ricevere un messaggio Whatsapp o SMS con la domanda “quando posso chiamarla”? Capisco molto bene che l’intenzione è di essere cortesi e non invadenti, ma chi riceve quel messaggio:

1. Sa che qualcuno nel mondo lo cerca, ma non sa perché (ansia)
2. Molto difficilmente potrà indicare un’ora, un minuto, una circostanza in cui la chiamata non disturberà (la telefonata stessa sarà un disturbo), quindi come posso dirvi: OK, disturbami pure quando sarò tranquillo? Se sarò tranquillo, non vorrò essere disturbato. Riflettete sul paradosso.
3. Molto meglio telefonare direttamente e rischiare la segreteria, oppure ancora meglio sintetizzare in due righe il motivo della richiesta. Vi richiamo io: come faccio regolarmente quando ricevo quel genere di messaggi. Inutile sprecare un messaggio per dirvi quando potrete telefonarmi, faccio prima a richiamare direttamente, quindi il disturbo è comunque assicurato, nonostante la vostra lodevole intenzione di non disturbare: secondo paradosso.

Detto tutto ciò, sappiate che anche quando manderete la foto tutta sfuocata e buia girata alla rovescia del referto scritto a mano da un reumatologo che richiede cento esami almeno tre dei quali del tutto incomprensibili con la prescrizione di un fantomatico medicinale Lance Aux compresse per vostro cugino mai visto e mi manderete la richiesta via Whatsapp poi via mail poi in segreteria telefonica e dopo venti minuti me lo ricorderete con un vocale su Whatsapp scrivendo anche sotto quando potrete chiamarmi per non disturbare… cercherò di rispondervi il più in fretta possibile, con la maggiori chiarezza possibile, con la massima cortesia che riuscirò a spremere alle dieci di sera di un lunedì.

Peace an love.